Het begint vaak onschuldig. Een manager heeft snel extra capaciteit nodig en regelt zelf een externe kracht. Nog een manager doet hetzelfde. En nog één. Voor je het weet is externe inhuur versnipperd geraakt over de hele organisatie. Iedereen met de beste intenties, niemand met het overzicht.

Wat efficiënt lijkt, blijkt in de praktijk kostbaar. Langlopende opdrachten zonder duidelijke einddatum. Grote verschillen in tarieven. Onvoldoende zicht op wie er binnenkomt, onder welke voorwaarden en met welke risico’s. En ondertussen groeit de kwetsbaarheid: juridisch, financieel én strategisch. Wet- en regelgeving rondom arbeidsrelaties wordt complexer, terwijl grip ontbreekt. Versnippering kost daarmee niet alleen geld, maar ook rust en wendbaarheid.

Een opdrachtgever die de situatie niet langer accepteerde

Een opdrachtgever stond enkele jaren geleden precies voor deze uitdaging. De inhuurkosten liepen op, het overzicht ontbrak en niemand kon nog goed uitleggen waarom bepaalde keuzes waren gemaakt. De directie trok een duidelijke conclusie: zo kon het niet langer.

De opdracht aan recruitment was helder: breng structuur aan, professionaliseer de aanpak en zorg dat de organisatie weer grip krijgt op externe inhuur. Geen cosmetische ingreep, maar een fundamentele verandering. Wat volgde was een traject waarin mandaat, samenwerking en kennisopbouw centraal stonden. Het resultaat: een halvering van het inhuurvolume en vooral een organisatie die weer bewust keuzes maakte.

Van analyse naar actie

De eerste stap was inzicht. Een volwassenheidsanalyse bracht het inhuurproces scherp in beeld. De uitkomst was confronterend maar herkenbaar: het proces bevond zich in een vroege fase. Managers schakelden zelfstandig bureaus in, vaak voor meerdere jaren en tegen tarieven die niet in verhouding stonden tot het interne loongebouw.

Voor veel HR-professionals is dit een bekend patroon. Zonder centrale afspraken ontstaat een lappendeken van contracten, tarieven en constructies. In plaats van direct beleid te maken, koos recruitment voor nabijheid. Zodra ergens een inhuurvraag speelde, werd het gesprek opgezocht: wat is de werkelijke behoefte? Waarom extern? Welke afspraken zijn er gemaakt?

Die gesprekken brachten niet alleen inzicht, maar ook beweging. Door mee te kijken en door te vragen, ontstond ruimte om het proces stap voor stap te beïnvloeden.

De sleutel: samenwerking en mandaat

Cruciaal was het mandaat vanuit de directie. Zonder dat mandaat blijft regie vrijblijvend. Met mandaat verandert het gesprek. Dan gaat het niet langer over individuele voorkeuren, maar over de koers van de organisatie.

‍